ホテル予約管理のIT化とは?システム導入のメリットと選定のコツ | innto(イントゥ)

ホテル予約管理のIT化とは?システム導入のメリットと選定のコツ

昨今、ホテル予約管理をIT化させようと考えているホテル経営者はとても多く存在します。

しかしPMSの具体的な機能やメリットについてはあまり知らないという方少なくありません。

今回は、PMSの導入を考えている経営者、宿泊部門者に向けて役割や導入効果、施設に合った選定のコツをご紹介します。

ホテル予約管理をIT化するPMSとは?

近年、ホテルや旅館といった宿泊業界でもIT化がトレンドになりつつあります。そして、そのIT化の中心ともいえるのが、宿泊部門の業務をIT化するPMS(Property Management System)です。

PMSにはさまざまな機能があります(以下は一例です)。
・予約管理
・客室状況管理
・フロント管理
・顧客管理
・データ集計・分析
・帳票作成、など

こうした機能はどれも、ホテル業務の大幅な効率化やスタッフの負担軽減、営業方針・経営方針の策定などに役立ちます。

さらに、予約管理のIT化ツールにはサイトコントローラー(チャネルコントローラー)というものもあります。

サイトコントローラーとは、「楽天トラベル」や「じゃらん」といった外部のインターネット予約サービスや、JTBなど大手旅行会社の予約サービスなどを一元管理できるシステムです。

複数の宿泊予約サービスを利用するホテルでは、電話予約や自社サイトからの予約に特化しているホテルに比べて顧客獲得機会は増えます。一方で、各サービスを経由してきた予約情報をまとめ、残室情報を各サービスに素早く反映させるという作業が発生します。

もしこの作業を怠れば、ダブルブッキングや予約機会の損失というリスクにつながってしまいます。

このリスクを解消するのがサイトコントローラーです。
最近では施設規模を問わず多くのホテルや旅館が宿泊予約サービスを利用していますから、PMSを導入する際はサイトコントローラーとの連携機能も重要なポイントといえるでしょう。

ホテル予約管理をシステム化するメリット

PMSやサイトコントローラーでホテルの予約管理業務をIT化するメリットについて、もう少し詳しくお話しします。

予約管理業務の効率化

紙の台帳やエクセルを使った昔ながらの予約管理では、入力のミスや修正ミスなどのリスクを完全に避けられません。

ミスが発生すれば修正作業に手間がかかりますし、ミスを避けるためのチェック作業もやはり手間です。ホテル予約システムをIT化すれば、こうした余計な手間は最小限に抑えられます。

またPMSでは客室の利用状況や清掃の有無なども一ヶ所から管理・修正できる上、精算時もあらかじめ入力されている予約情報や顧客情報を活用できるため、チェックイン・チェックアウトの流れがスムーズです。

スタッフの負担軽減

上記に挙げた「予約管理業務の効率化」は、そのままスタッフの負担軽減に直結します。

これまで事務作業に使っていた時間と労力を顧客サービスに向けることができ、顧客満足度やホテル全体の売り上げ向上にもつながります。

予約機会の損失を抑える

自社予約サイトや宿泊予約サイトを利用すれば、24時間365日予約の受付が可能になります。

スタッフ不在や受付時間外のために電話予約を取り逃すこともありませんし、顧客自身も予約可能日を自分で確認でき、スムーズな予約につながります。

ダブルブッキングを防ぐ

PMSとサイトコントローラーを連携することで、電話予約、自社サイト、外部サイトそれぞれからの予約情報を一元管理し、ダブルブッキングを防ぎ効率的な施設運用を行うことができます。

顧客情報の収集と活用

PMSに顧客の基本情報や特記事項(趣味や嗜好・アレルギーなど)を入力しておけば、リピーター対策や今後の顧客サービスの向上に役立てることが可能です。

営業計画・経営計画のサポート

PMSには売り上げデータが蓄積されています。

こうしたデータを分析すれば、新しい企画や設備投資といった、営業計画・経営計画に役立てることができます。

ホテルと旅館でニーズは違う?導入事例からみた予約管理システムの特徴

これまで「ホテル予約管理システム」を中心に説明してきましたが、PMSやサイトコントローラーなどのITツールは、もちろん旅館でも活用できます。

しかしホテルと旅館には、「洋式の構造及び設備を主とする施設」「和式の構造及び設備を主とする施設」という違いに加え、接客スタイルや食事サービスなどのオペレーションに多少の違いがあります。
(参照:厚生労働省「旅館業法概要」)

ですからPMSなどのITツールも、それぞれの運用に合ったものが必要です。

たとえば純和風旅館では、「料理通し表」「お布団をひくタイミング」をシステム上で管理し関係スタッフ全員で共有する、顧客の料理リクエストをタブレット入力で管理する、などの事例があります。

ホテルも旅館も、立地や規模、顧客層などによって業務の流れは違います。

それぞれのニーズに合ったシステムを導入することが、予約管理システムIT化成功のカギといえるでしょう。

まとめ

今回の記事では、予約管理システムをIT化するためのツールの紹介や導入のメリット、ニーズからみた予約管理システムの特徴などをお話ししました。

どのような宿泊施設でも、IT化によるメリットがあることをご理解いただけたのではないでしょうか?

具体的なPMSについて知りたい、検討してみたいという方は、アルメックスがホテルをはじめ宿泊施設向けに提供している「innto」をご参考にしてみてください。

「innto」は施設の規模などに関わらず、導入することができますのでぜひともお気軽にご相談ください。

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