PMSと呼ばれるホテル管理システムの導入メリットとは? | innto(イントゥ)

PMSと呼ばれるホテル管理システムの導入メリットとは?

海外からの観光客増加や民泊マーケットの拡大という背景から、宿泊規模の大小にかかわらず効率的で正確な宿泊管理システムの必要性が高まっています。

予約や精算、チェックイン、チェックアウトなどの業務をスムーズにおこなうことで、顧客満足度の向上や売上の増加、コスト削減などさまざまな効果が生まれます。

今回は、そのようなフロント業務の効率化に役立つPMS(ホテル管理システム)に関して概要や導入のメリットなどを紹介します。

PMS(ホテル管理システム)とは?

PMS(ホテル管理システム)とは、「Property Management System」の略語であり、主にホテルや旅館などの宿泊施設の宿泊部門の管理システムのことを指します。

PMSを導入すると宿泊に関するさまざまな情報を一元的に管理することができます。

PMSには、サーバーを自社で運営するオンプレミス型とインターネットに接続することでサービスが利用できるクラウド型があります。

初期費用が高額になりがちでハードウェアのためのスペースも必要なオンプレミス型に対して、クラウド型は初期費用が安い、サーバーの保守やバージョンアップを業者に任せられる、社外からでもアクセスできるというメリットがあります。

また、クラウド型は万全のセキュリティ対策を施していることが多いため、安心して顧客情報を管理できる点も大きなメリットです。

サイトコントローラーとの違い

サイトコントローラー(海外ではチャネルコントローラーと呼ばれている)とは、複数の予約サイトを一元管理するものです。

客室の販売において、従来は旅行予約サイト(じゃらん、楽天トラベル、Booking.comなど)ごとに販売数を割り振る必要がありましたが、サイトコントローラーを利用した場合には一元管理ができるため、部屋を割り振らなくても一斉販売することが可能になります。

具体的には以下の機能が利用できます。

・在庫、料金管理
・料金ランク設定(曜日ごと・季節ごとの料金設定など)
・予約管理
・売上分析

代表的なサイトコントローラーとしては、トップシェアを誇る「TEMAIRAZU(手間いらず)」「ねっぱん」などがあげられます。

簡単に違いを説明すると、

・PMSはフロント業務を一元管理するシステム
・サイトコントローラーは複数の予約経路から入る予約情報を一元管理するシステム

ということになるので覚えておきましょう。

サイトコントローラーにも予約管理に関して一元管理するシステムですので、PMSのような顧客管理、チェックイン・アウト、客室の状態管理、精算などの機能は搭載されていません。

従って、サイトコントローラーを導入する場合でもPMS導入の必要性は高いと言えるでしょう。

PMS導入により見込める業務効率改善効果

PMSを導入した場合、客室をきめ細かく運用することができるため、さまざまな業務効率改善効果が期待できます。

具体的には以下の場面で業務効率の改善をはかることができるのでみていきましょう。

・予約管理(予約受付、宿泊者情報、部屋割り・変更)
・部屋の状況の管理(残室管理、清掃の実施状況)
・顧客管理
・案件ごとのメモ(申し送り・注意事項)
・料金精算
・データ分析(販売チャネルごとの分析、部屋やプランのチェック)
・各種帳票(売上日報、清掃リスト)
・外部システムや周辺機器との連携でさらに便利に

サイトコントローラーとの連携による集客の増加、精算機やICキー・スマートキー、チェックインタブレットとの連携により、チェックイン・チェックアウトのスムーズ化(オートメーション化)を図ることができます。

自動化によって、フロントロビーでは接客業務に専念することが可能になり、あたたかみのある接客を実現できます。

自社に合ったPMSの探し方

PMSと一口にいっても、さまざまなメーカーから発売されており、価格や機能、搭載されている機能などが大きく異なります。

選定基準としておすすめしたいのは以下の4点です。

・クラウド型であること
・客室規模に合ったPMSであること
・使用しやすいデザイン・操作性であること
・トライアルの有無

まずは、オンプレミス型かクラウド型かの選定ですが、上述の通り現在取集のオンプレミス型に比べてクラウド型はコスト・業務効率・セキュリティ面で優れている使い勝手の良いシステムです。

客室規模に関しては、例えば大規模の宿泊施設では、多数の登録部屋数が必要なことはもちろんですが、顧客データやプランなど大量のデータ保管が必須ですし、スムーズに運用するためにはさまざまな外部ソフトとの連携も必要になってくるでしょう。

業務に必要性の高い機能が漏れなく搭載されていることが必須条件となるでしょう。

また、現場のスタッフが毎日業務で使用するシステムは見やすく、使いやすいものであることが不可欠です。

誰にでも操作ができる直感的なデザイン・操作性であれば業務効率の向上、人的ミスの低減、教育コストの削減を実現できます。

最後に、操作性に関しては導入前に確認したいポイントなので、トライアルで実際に試せるか否かも大きなポイントになりますね。

それらのポイントを踏まえたうえで、予算・コストパフォーマンスを判断されると良いでしょう。

まとめ

ホテルや旅館などの宿泊施設の管理システムPMSには、予約管理や顧客管理、売上管理、チェックイン・チェックアウト業務などの機能が搭載されており、PMSの機能を活用することで、宿泊業務のさまざまな場面で業務効率化を図ることができます。

PMSの選び方は施設の規模から適したPMSを選ぶことです。

そして、もし小規模からでも導入できる操作性・コストパフォーマンスに優れたクラウド型のPMSを探されている場合には、【innto】がおすすめです。

ホステル、カプセルホテル、ホテルに必要な機能が漏れなく搭載されており、客室数に応じた安価な料金設定・直感的で使いやすいデザイン・操作性に特徴のあるPMSです。

業務効率化、顧客満足度の向上、売上の増加を目指している方は、ぜひご検討してみてはいかがでしょうか。

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