自社ニーズに合った宿泊管理システム(PMS)を選定するには？

ホテルシステムの導入には、業務効率化やアナログ管理による人的ミスを無くすなど様々なメリットが存在します。ただしそのメリットを十分に活かしきるには、宿泊体系や種類によって適切なホテルシステムを選定することが必要です。

今回はホテルシステムがもたらすメリットと、自分たちの施設に合ったホテルシステムを選定するコツをご紹介します。

そもそもホテルシステムとはホテルなどの宿泊部門を管理するシステムのことで、PMS(Property Management System)とも呼ばれています。

具体的には宿泊予約の管理をはじめ、客室状況の把握、フロント業務のサポート、顧客情報の集積、データ集計・分析、各種帳票作成などが主な機能です。

ホテルシステムには国産・外国産を含めそのシステムによっての強みがあり、機能の豊富さ、操作性、価格など、それぞれに特徴があります。

自分の施設内にサーバーを置くオンプレミス型やインターネット経由で利用するクラウド型、ホテル向けや旅館向けなど施設の種類や規模に応じたものなど、さまざまです。

また、宿泊予約に関連するシステムとしては、サイトコントローラー（チャネルマネージャーと呼ばれる）も無視できません。

サイトコントローラーとは、自社サイトからの予約だけでなく、外部サイト、たとえば「楽天トラベル」や「じゃらん」、大手旅行会社のサイトなどの予約サービスを一元管理できるシステムのことで、効率的に宿泊予約を管理するうえで大きな役割を果たしているからです。

ちなみに楽天トラベル、じゃらん、Booking.comなど、実店舗を持たずインターネット上だけで予約サービスを提供する旅行会社は、一般にOTA（Online Travel Agent）と呼ばれています。

ホテルシステムを導入する大きなメリットは、宿泊部門の業務を効率化できることです。

たとえば紙の台帳やExcelなどによる予約管理では、どうしても手作業による入力ミスのリスクがあります。これを防ぐためのチェック作業や、ミスが発生した際の修正作業にかかる手間と時間も、ホテルシステムを導入することで大幅に減らすことが可能です。

またサイトコントローラーと連動するホテルシステムなら、複数のOTAや旅行会社の予約サイトからの予約をまとめ、残室情報を各サービスに反映させるという煩雑な作業も、素早く正確に行えます。

予約内容や客室情報を一元管理できるため、チェックイン・チェックアウトの流れがスムーズで、さらに決済に関する情報も一元管理するため毎月や年度ごとの会計作業も簡単です。

もちろん、効率化以外のメリットもあります。

たとえば「どのような客が、いつ宿泊したか」といった顧客情報を活かせば、そのデータを活かしてそれぞれの顧客に応じたきめ細かい接客が可能です。

またホテルシステムに記録された売上データの分析結果は、売り上げの大きい時期や客層の把握、より集客しやすい企画の立案など、今後の営業計画や経営計画を立てる際の重要な資料になります。

とはいえ、上に挙げたようなメリットを最大限に享受するためには、自分の施設やサービスに合った最適なホテルシステムを選定する必要があります。

さまざまな強みを持ったPMSはどのような基準で選べばよいのでしょうか？

重要なことは、「宿泊施設の規模や種類によって、ホテルシステムに求める機能が違う」という点です。

たとえばホテルと旅館では、接客スタイルや食事サービスなどのオペレーションが異なるケースがあります。

もちろん、ホテルシステムにもそれぞれに合ったものが必要です。

また500室クラスの大規模なホテルと数室〜数十室程度の小規模ホテル・民宿では、客室を一覧表示するかといった「デザイン」の有無が使い勝手に大きく影響します。

OTAや大手旅行会社の予約サービスを利用するなら、サイトコントローラーとの連携機能も必要でしょう。

機能とは少し違いますが、ホテルシステムを使う従業員にとって「使いやすいかどうか」も大切です。ITスキルは人によって違いますから、現場の実情に合ったホテルシステムを選びましょう。

数あるホテルシステムの中で特に定評のあるもの、人気の高いものを６つご紹介します。

アルメックスが提供するホテルシステムで、「直感的な操作」「シンプルなユーザーインターフェース」など、フロント業務の負担を軽減することにこだわったデザインが特徴です。

サイトコントローラーやICキーなど、さまざまなシステムと連携できるオプション機能もあります。特にビジネスホテル・カプセルホテル、ホステルなどで広く利用されています。

株式会社タップが提供するホテルシステムです。全国900施設以上の導入実績に基づくノウハウで、「施設形態」「地域特性」「客層」「経営方針」など、それぞれの施設に応じてフルカスタマイズできます。

主なユーザーはシティホテル、リゾートホテル、旅館などです。

企業向けソフトウェアで世界的なシェアを誇るオラクルの日本法人、日本オラクル社が提供するホテルシステムです。

世界中の40,000以上の施設に導入され、外資系ホテルではトップシェアを獲得するなど定評があります。

NECが提供するホテルシステムです。大型シティホテル向けの「ハイグレード」、宿泊特化型ホテル向けの「スタンダードサービス」という形で、ホテルの業態・特徴に応じた2つのラインナップを用意しています。

発売から20年という実績も大きな魅力です。

富士通が提供するホテルシステムで、ホテル向けの「GLOVIA smart ホテル」、旅館向けの「GLOVIA smart旅館」という2つのラインナップがあります。

利用方法も月額利用型と買取型を用意し、施設の種類やコスト管理のニーズにきめ細かく対応できるのが強みです。

アルメックスが運営する「ホステル、カプセルホテル、ビジネスホテル向け」のホテルシステムです。導入費用０円、１ベッドあたり199円からという低価格が特徴で、施設の規模に関わらず無理なく導入できます。

また、簡単で直感的に操作できる画面は使う人を選びません。

今回の記事では、ホテルシステムの特徴や導入するメリット、選定のポイントについて説明しました。
ホテルシステムが、ホテルや旅館などの業務効率化、営業計画・経営計画の策定にとって大いに役立つことを理解していただけたのではないでしょうか？

なお、今回ご紹介したホテルシステムだけでなく、ホテルシステムと連動する各種ハードウェアについても知りたい方は、ぜひアルメックスにご相談ください。